Rittenregistratie zzp: zakelijke kilometers bijhouden in 2026

Als zzp’er houd je zakelijke kilometers bij om belasting te besparen. Rijd je een privé-auto, dan trek je in 2026 EUR 0,25 per zakelijke kilometer af van je winst. Rijd je een auto van de zaak, dan voorkom je bijtelling alleen met een sluitende rittenregistratie die maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar aantoont.

Die twee situaties werken fiscaal totaal verschillend, en dus ook je administratie. Deze gids legt beide uit, met een jaarrekenvoorbeeld, een euro-tabel en een checklist van wat de Belastingdienst per situatie van je verwacht.

Privé-auto of auto van de zaak: eerst weten in welke situatie je zit

De eerste vraag is niet “welke app gebruik ik”, maar: staat de auto privé of op de zaak? Daar hangt alles vanaf.

• Privé-auto, zakelijk gebruikt. De auto is privévermogen. Je betaalt alle autokosten zelf en trekt per zakelijke kilometer een vast bedrag af van je winst: EUR 0,25 in 2026. Geen bijtelling, geen verplichte sluitende registratie — wel bewijs van je zakelijke kilometers.
• Auto van de zaak. De auto is ondernemingsvermogen (of eigendom van je BV). De zaak betaalt de autokosten en je krijgt bijtelling voor privégebruik — tenzij je met een sluitende rittenregistratie bewijst dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Twijfel je welke situatie voordeliger is? Dat hangt af van je autokosten, je aantal zakelijke kilometers en de bijtelling voor jouw auto. In Bijtelling of ritregistratie: wat is voordeliger? rekenen we dat uit. Hieronder behandelen we wat je administratie in elke situatie moet bevatten.

Situatie 1: privé-auto — EUR 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken

Gebruik je als zzp’er je privé-auto voor je onderneming, dan mag je in 2026 EUR 0,25 per zakelijke kilometer als kosten van je winst aftrekken. Het hele bedrag is onbelast: het is een forfait dat al je autokosten dekt — stroom of brandstof, afschrijving, verzekering, onderhoud. Werkelijke autokosten trek je daarnaast dus niet nog eens af.

Het tarief is de afgelopen jaren gestegen: EUR 0,21 in 2023, EUR 0,23 in 2024 en 2025, EUR 0,25 in 2026. De verhoging naar EUR 0,25 kwam via een beleidsbesluit in het voorjaar van 2026, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026; de wettelijke verankering volgt in het Belastingplan 2027. De Belastingdienst heeft toegelicht hoe de verhoging naar EUR 0,25 wordt verwerkt. Meer achtergrond en alle tarieven vind je in onze gids Kilometervergoeding 2026.

Goed om te weten: woon-werkkilometers tellen fiscaal als zakelijke kilometers. Rij je dagelijks naar een vaste opdrachtgever, dan tellen die ritten dus gewoon mee voor de aftrek.

Werk je vanuit een BV en rijd je privé? Dan werkt het net iets anders maar komt het op hetzelfde neer: je BV mag jou als dga tot EUR 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. De BV boekt het als kosten, jij ontvangt het netto.

Rekenvoorbeeld: een jaar zakelijke kilometers met je privé-auto

Stel: je bent zelfstandig consultant en rijdt in 2026 gemiddeld drie klantritten per week van 80 kilometer retour, plus zo’n 2.000 kilometer aan losse zakelijke ritten (netwerkbijeenkomsten, leveranciers, cursus).

• Klantritten: 3 × 80 km × 46 werkweken = 11.040 km
• Overige zakelijke ritten: 2.000 km
• Totaal zakelijk: 13.040 km
• Aftrek 2026: 13.040 × EUR 0,25 = EUR 3.260

Die EUR 3.260 gaat rechtstreeks van je winst af. Hoeveel dat netto scheelt, hangt af van je persoonlijke tarief in de inkomstenbelasting — maar het is in elk geval een aftrekpost waar je verder geen bonnetjes voor hoeft te bewaren. Wat je wél nodig hebt: een kilometeradministratie die die 13.040 kilometer onderbouwt. Ter vergelijking: in 2025 (EUR 0,23) was dezelfde aftrek EUR 2.999,20 geweest — de verhoging scheelt EUR 260,80 per jaar.

Wat je administratie moet bevatten (privé-auto)

Een sluitende registratie van élke rit is hier niet verplicht — je registreert alleen je zakelijke ritten. Maar de bewijslast ligt bij jou, dus houd per zakelijke rit minimaal bij:

• datum en zakelijk doel (klantnaam, afspraak, project);
• vertrek- en aankomstadres;
• het aantal gereden kilometers.

Kilometerstanden erbij noteren maakt je administratie veel sterker: dan sluit je zakelijke claim aan op wat de auto daadwerkelijk heeft gereden, en is er bij een controle weinig te discussiëren.

Situatie 2: auto van de zaak — bijtelling, tenzij je onder de 500 privékilometer blijft

Staat de auto op de zaak, dan geldt het omgekeerde uitgangspunt: de Belastingdienst gaat ervan uit dat je de auto ook privé gebruikt, en telt daarvoor een bijtelling (een percentage van de cataloguswaarde) bij je inkomen. De enige uitweg: aantonen dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Het bewijs daarvoor is een sluitende rittenregistratie — van álle ritten, ook de privéritten.

Let op het verschil in rol:

• Ben je IB-ondernemer (eenmanszaak, vof)? Dan kun je géén “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen — die is er alleen voor werknemers. Je bewijst het maximum van 500 privékilometers rechtstreeks met dezelfde sluitende rittenregistratie, en laat dan de bijtelling achterwege in je aangifte.
• Ben je dga met een BV en sta je op de loonlijst? Dan ben je voor de loonheffing werknemer en kun je de verklaring wél aanvragen bij de Belastingdienst. Je BV houdt dan geen bijtelling in — maar jij moet de rittenregistratie kunnen overleggen als de Belastingdienst ernaar vraagt. Hoe dat precies werkt lees je in Verklaring geen privégebruik auto.

De grens van 500 kilometer geldt per kalenderjaar — en is de auto maar een deel van het jaar beschikbaar, dan rekent de Belastingdienst de grens naar rato om naar jaarbasis. En “sluitend” betekent letterlijk sluitend: de eindstand van rit 412 is de beginstand van rit 413. Eén gat van een week zonder ritten terwijl de teller doorliep, en je registratie is aanvechtbaar.

Wat eist de Belastingdienst van een rittenregistratie?

De officiële eisen van de Belastingdienst schrijven per rit het volgende voor:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de gereden route, als die afwijkt van de meest gebruikelijke;
• of het een privérit of een zakelijke rit is;
• de privé-omrijkilometers, als je tijdens één rit zakelijk én privé rijdt.

Eenmalig leg je daarnaast merk, type en kenteken van de auto vast. En vergeet de bewaarplicht niet: de basisgegevens van je administratie — en daar hoort je rittenregistratie bij — bewaar je 7 jaar.

Deze eisenlijst geldt formeel voor het bewijs rond privégebruik van een auto van de zaak, maar is ook voor de privé-auto-situatie de gouden standaard: wie op dit niveau registreert, heeft in beide situaties een dossier waar een controleur weinig aan kan afdoen. Meer detail per eis vind je in Rittenregistratie volgens de Belastingdienst.

Beide situaties naast elkaar: de euro-tabel

Zo doet VoltLogger dit automatisch (voor Tesla-rijders)

Tot hier kun je alles ook met pen en papier of een spreadsheet — zie Rittenregistratie in Excel voor een gratis sjabloon. Het probleem is niet het format, maar de discipline: één vergeten week en je registratie sluit niet meer. Rijd je een Tesla, dan kan de auto het zelf doen.

VoltLogger is automatische ritregistratie voor Tesla: een web-app die via de officiële Tesla Fleet API met je auto koppelt. Geen kastje, geen dongle, geen inbouw — je logt eenmalig in via je Tesla-account (OAuth, je wachtwoord wordt nergens opgeslagen en de koppeling is altijd intrekbaar). Daarna legt de app elke rit vast met precies de velden die de Belastingdienst noemt: begin- en eindstand van de kilometerteller als leidend gegeven, vertrek- en aankomstadres via het Kadaster (PDOK), route-indicatie, classificatie zakelijk/woon-werk/privé en een veld voor privé-omrijkilometers. Elke handmatige correctie krijgt een bewerkingshistorie, zodat je dossier controleerbaar blijft.

Voor deze gids is vooral de instelling “Jouw situatie” relevant. Daar kies je één keer hoe jij rijdt — privé-auto of auto van de zaak — en de app past de berekening automatisch aan:

• Privé-auto: het Vergoeding-scherm telt je zakelijke en woon-werkkilometers en rekent ze om tegen het juiste tarief per jaar (EUR 0,25 in 2026). Per maand, kwartaal of jaar zie je het bedrag dat je als aftrek of dga-vergoeding kunt boeken.
• Auto van de zaak: de 500-km-bewaking staat centraal. Een ring-visual toont hoeveel privékilometers je dit kalenderjaar al hebt gereden ten opzichte van de grens, zodat je in oktober niet voor verrassingen staat.

Gemiste metingen (auto in slaapstand, geen bereik) kosten nooit kilometers: het verschil in kilometerstand wordt gereconstrueerd, zodat het jaar sluitend blijft. En voor je accountant exporteer je audit-klare overzichten als CSV of PDF — bestanden die je de volle 7 jaar kunt bewaren. Eenmaal geëxporteerde regels worden daarna nooit stilletjes herrekend.

VoltLogger kost EUR 5 per maand of EUR 29 per jaar, is gratis te proberen zonder creditcard en altijd opzegbaar. Je data staat in een eigen EU-omgeving (AVG).

Vergeet het thuisladen niet

Rijd je elektrisch met een auto van de zaak en laad je thuis, dan loopt er nog een tweede geldstroom die zzp’ers vaak laten liggen: je onderneming of BV mag de werkelijke stroomkosten van het thuisladen belastingvrij aan je vergoeden. Volgens het kennisgroepstandpunt KG:204:2024:14 van de Belastingdienst mag dat tegen de integrale kostprijs per kWh — inclusief vaste energiekosten en bijvoorbeeld een evenredig deel van de afschrijving van je zonnepanelen. VoltLogger registreert naast ritten ook elke laadsessie (kWh, thuis of onderweg via geofences, kosten tegen jouw integrale kWh-prijs) — ritten en thuisladen in één app, waar de meeste alternatieven maar één van beide doen. Hoe je dat opzet lees je in Thuisladen declareren.

Conclusie: eerst je situatie, dan je administratie

Rittenregistratie voor zzp’ers begint bij één keuze: privé-auto of auto van de zaak. Met een privé-auto registreer je zakelijke ritten en trek je in 2026 EUR 0,25 per kilometer af — bij 13.040 kilometer is dat EUR 3.260 per jaar. Met een auto van de zaak registreer je álles, sluitend, om onder de 500 privékilometers te blijven en bijtelling te voorkomen. In beide gevallen geldt: hoe dichter je administratie bij de officiële eisen van de Belastingdienst blijft, hoe minder er te discussiëren valt. En 7 jaar bewaren.

Rijd je een Tesla, dan hoeft dit geen handwerk te zijn. Stel “Jouw situatie” één keer in en je auto schrijft de administratie zelf — sluitend, met kilometerstanden, adressen en de juiste berekening voor jouw regime.